1. Besonderheiten und Ziele

• Dynamisches Flächenmanagement und Nutzungsvariabilität.
  Zu Gewerbe-Immobilien zählen insbesondere Shopping-Center, Bürohäuser, Gewerbe- und Industrieparks, Lagerhallen sowie Wohn- und Geschäftshäuser. Während Wohnimmobilien in Bezug auf die Flächennutzung statisch sind, können bei Gewerbeimmobilien im Zeitablauf vielfältige Nutzungsänderungen und damit verbunden auch Flächenveränderungen stattfinden.

• Vertragsfreiheit beim Mietvertrag.
  Gewerbemietverträge werden zwischen Kaufleuten mit voller Vertragsfreiheit geschlossen. Ein System zur kaufmännischen Objektverwaltung muss in der Lage sein, eine Vielzahl von Vertragsspezifika abbilden zu können.

2. Die Objektstruktur in iMS

Die oberste Hierarchie-Ebene ist das Objekt . Darunter wird eine Immobilie verstanden, für die das kaufmännische Objektmanagement durchgeführt wird. Beispiel für ein Objekt ist ein Einkaufszentrum oder ein Bürokomplex.

Objekte können sich in Objektbereiche gliedern. Objektbereiche können Gebäude oder Bauteile eines Objekts sein. Auf dieser Ebene findet die Zuordnung der Eigentümer statt, die für die Führung der einzelnen Objektbuchhaltungen erforderlich ist. Es ist denkbar, dass ein Einkaufszentrum aus mehreren Gebäuden besteht, die unterschiedliche Eigentümer haben. Das Immobilienmanagement ist jedoch für das Objekt als Ganzes durchzuführen.

In den Objektbereichen gibt es verschiedene Flächenbestände , z. B. Laden-, Lager-, Büro- und Gemeinschaftsflächen, die komplett oder in Teilen an einzelne Mieter vermietet werden können.

Diesen Flächenbeständen können unterschiedliche Bemessungen zugeordnet werden, die im Rahmen der Vermietung oder in der Nebenkostenabrechnung relevant sind. Als Beispiel für solche Bemessungen können die Hauptfläche, die Nebenfläche, die Nebenkostenfläche, die Klimafläche usw. genannt werden.

Die detaillierte Abbildung der Objektstruktur mit Objekten, Objektbereichen, Flächenbeständen und Bemessungen ist die Basis des integrierten iMS.

3. Die iMS Module und ihre Integration

Mietvertragsmanagement
Im Modul „Mietvertragsmanagement“ werden alle Mietverträge mit den wesentlichen Eckdaten, wie Vertragslaufzeiten, Regeln zu Index-, Umsatz- und Staffelmiete sowie mit allen Sollstellungen (für Vermietungsverträge) bzw. Habenstellungen (für Anmietungsverträge) erfasst. Außerdem können Kautionen, Optionen und beliebige Wiedervorlagen dokumentiert werden. Die hier erfassten Daten werden an das Modul „Rechnungswesen“ weitergegeben.

Kostenvertragsmanagement
Das „Kostenvertragsmanagement“ verwaltet objektorientierte Verträge mit den jeweiligen Dauerbuchungen. Hierdurch werden im Rechnungswesen neue Kreditoren angelegt und die monatlichen Verbindlichkeiten aus den Kostenverträgen erzeugt.

Rechnungswesen
Das Modul Rechnungswesen beinhaltet eine komplette Finanzbuchhaltung mit Mahnwesen, Zahlungsverkehr, integrierter Kostenrechung und Anlagenbuchhaltung. Die im „Rechnungswesen“ gebuchten, verteilbaren Eingangsrechnungen werden an das Modul Nebenkostenabrechnung zur verursachungsgerechten Verteilung auf die Mieter übergeben.

Nebenkostenabrechnung
Basis der „Nebenkostenabrechnung“ ist das Modul Mietvertragsmanagement, in dem die Mieter des Objekts und deren vertragliche Regelungen über die Teilnahme an den Nebenkosten gespeichert sind. Aus dem Rechnungswesen werden die umlagefähigen Eingangsrechnungen übernommen. Die Ergebnisse der Nebenkostenabrechnung werden als Nachbelastung oder Gutschrift an das Rechnungswesen übergeben.

Kostenüberwachung bei Bau und Instandhaltung
Nach der DIN 276 werden Bauvorhaben oder größere Instandhaltungsmaßnahmen nach Gewerken geplant. Bei der Auftragsvergabe wird das Gewerk kontiert. Beim Rechnungseingang wird die Auftragsnummer mit der Referenz zum Gewerk erfaßt. Aus dem Rechnungswesen werden die gebuchten, aktivierbaren Eingangsrechnungen an das Modul „Kostenüberwachung bei Bau und Instandhaltung“ übergeben. Dort findet der Soll-Ist-Vergleich mit den Budgetwerten statt. Somit ist jederzeit der vollständige Überblick über das Projekt in den Spalten Budget, Auftragsvergabe, eingegangene Rechnungen und bezahlte Rechnungen möglich.

4. Die iMS Benutzeroberfläche am Beispiel Mietvertragsmanagement

Benutzeroberfläche allgemein

1. Menübereich: Hier können Sie zwischen den einzelnen Sachgebieten (Hauptmenü, Verträge, Objekte, Administration, Favoriten) navigieren.
2. Selektionsbereich: Dieser enthält alle Datensätze des betreffenden Sachgebiets.
3. Detailbereich: Dort werden die Detaildaten der Datensätze gepflegt.
4. Organisationsbereich: Hier werden Aufgaben und Meldungen angezeigt.

Detailbereich und Dokumentenfenster

Sie können in iMS zu einer Vielzahl von Arbeitsbereichen Dokumente (z.B. Bilder, Baupläne etc.) hinterlegen!

Wenn Sie mehr über die iMS Lösung erfahren möchten, senden wir Ihnen gerne kostenfrei und unverbindlich unsere Informationsbroschüre zu. Bitte füllen Sie hierzu folgendes Kontaktformular aus: Zum Formular

Oder laden Sie sich die Informationsbroschüre hier herunter.